Manajemen Proyek

PRINSIP DASAR MANAJEMEN PROYEK

Unsur Pokok Manajemen Proyek
Organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan pendekatan – pendekatan yang berbeda pada manajemen proyek, prasyarat untuk manajemen proyek yang baik adalah proses pengembangan sistem yang didefinisikan dengan baik yakni yang memenuhi unsur pokok dalam manajemen proyek karena penting untuk membedakan antara manajemen proyek dan manajemen proses, adapun unsur pokok tersebut meliputi:
A. Tujuan Proyek
Proyek umumnya merupakan suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, dibagi dalam sub – sub proyek yang diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub – sub proyek dalam aspek waktu, urutan pekerjaan, biaya dan kinerja
B. Kompleksitas Proyek
Pengelolaan proyek melibatkan beberapa fungsi organisasi seperti pemasaran, personalia, enginering, produksi dan keuangan, untuk itu diperlukan bermacam-macam disiplin ilmu dan ketrampilan untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan proyek serta dibutuhkan koordinasi antar fungsi organisasi untuk kesuksesan proyek dalam mewujudkan tujuan
C. Keunikan Proyek
Setiap pekerjaan proyek mempunyai karakter tersendiri akan berbeda dari apa yang pernah dilakukan meskipun bentuk proyek sama ataui rutin dilakukan, karena dipengaruhi banyak aspek seperti tujuan, lokasi, lingkungan, tenaga kerja, sosial, kulktur budaya masyarakat, fasilitas, ruang lingkup dan lain sebagainya, disamping itu proyek merupakan pekerjaan yang terjadi sekali dan tidak pernah terulang dengan kejadian yang sama
D. Proyek merupakan kegiatan sementara
Proyek adalah suatu aktivitas yang bersifat temporer, organisasi dibentuk sementara untuk mengelola personalia, material dan fasilitas guna mencapai tujuan tertentu pada jadwal tertentu artinya hanya sekali tujuan tercapai dan organisasi akan dibubarkan setelah selesai, kemudian dibentuk organisasi baru dalam mencapai tujuan yang lain
E. Resiko Proyek
Proyek umumnya menggunakan teknologi baru dan memiliki resistensi yang tidak pasti dan beresiko, kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi
F. Siklus Hidup Proyek
Proyek merupakan suatu proses bekerja dalam mencapai suatu tujuan dan selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut dengan “project life cycle”, dimana tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan mengalami perubahan bila proyek memasuki satu tahapan baru
G. Tipe Proyek
1. Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor,
2. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu,
3. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang
4. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

Fungsi Manajemen Proyek
Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan
• Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
• Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
• Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
• Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
• Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
• Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
• Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
• Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek
Fungsi – fungsi diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang terlibat

Pengetahuan Manajemen Proyek
Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu:
Prinsip 1: Melakukan aktivitas terkait terhadap konsep kelompok proses yang ada
Prinsip 2: Setiap kelompok proses membutuhkan sejumlah input (masukan) untuk menjalankan proses
Prinsip3: Saat proses berlangsung akan melibatkan sejumlah perangkat (tools) dan metode (teknik) pekerjaan yang memadai
Prinsip 4: Hasil ouput (keluaran) dari proses akan dipergunakan untuk pelaksanaan kelompok proses pada aspek pengetahuan manajemen proyek yang lain
Kelompok proses yang digunakan dalam manajemen proyek, terdiri atas:
• Proses Inisiasi (penjajagan), kesediaan para stakeholders dalam menjalankan proyek
• Proses Perencanaan, perencanaan terhadap kebutuhan pelaksanaan proyek (S-TQC)
• Proses Pengolahan, pelakasanaan pekerjaan oleh sumber daya yang ada dalam proyek
• Proses Pengendalian, pengawasan yang obyektif terhadap seluruh pekerjaan proyek
• Proses Penutupan, persetujuan formal terhadap hasil output dari pekerjaan proyek,
Sedangkan pengetahuan manajemen proyek (lihat gambar 2.2), terdiri atas:
1. Manajemen Integrasi, merupakan tempat integrasi dari seluruh akivitas manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
2. Manajemen Batas Wilayah (ruang lingkup), merupakan batasan obyek yang ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu, adapun batasan bisa mencakup perencanaan, definisi, verifikasi dan pengendalian yang dituangkan dalam Term Of Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) atau dalam diagram
3. Manajemen Waktu, merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat, bisa meliputi definisi aktivitas, rangkaian aktivitas, estimasi durasi aktivitas, pengembangan skedul (jadual) dan pengendalian jadual, dapat menggunakan Gantt Chart, PERT, CPM atau Network Diagram
4. Manajemen Biaya, merupakan pengalokasian sejumlah sumber dana berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan sumber dana (resource planning), estimasi biaya (cost estimating), anggaran biaya (cost budgeting) dan pengendalian biaya (cost control)
5. Manajemen Kualitas, merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup perencanaan kualitas (quality planning), pertanggungan kualitas (quality assurance) dan pengendalian kualitas (quality control)
6. Manajemen Sumber Daya Insani, merupakan pengaturan kebutuhan SDI dalam pelaksaan proyek, yang mencakup perencanaan organisasi (organizational planning), akuisisi karyawan (staff aquisition) dan pembangunan tim kerja (team building)
7. Manajemen Komunikasi, merupakan pendistibusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya kertelibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan komunikasi (communication planning), pendistribusian informasi (information distribution), pelaporan kinerja (performace reporting) dan klosur administrasi (administrative closure)
8. Manajemen Risiko, merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan melalui tindakan – tindakan preventif, bisa mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan responsi resiko dan pengendalian responsi resiko
9. Manajemen Pengadaan, merupakan pengaturan kebutuhan produk atau perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, bisa mencakup perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan pengadaan, pemilihan supplier, administrasi kontrak pengadaan dan nutupan kontrak

Proses dalam Manajemen Proyek
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:
1. Proses Perencanaan (Planning Process), mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :
a. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
b. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
c. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
d. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
e. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan “
1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

2. Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:
1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

3. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.
Pengelolaan pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi. Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus. Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan, kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem informasi secara tidak sah.

SOAL LATIHAN!
1. Apa yang dimaksud dengan proyek?
2. Jelaskan tahapan dalam manajemen proyek?
3. Sebutkan apa saja persyaratan yang harus ada agar organisasi proyek berjalan baik!
4. Sebutkan organisasi proyek yang anda ketahui!
5. Hal apa sajakah yang perlu dikendalikan dalam pengendalian proyek? Apa kegunaan dari pengendalian proyek?
JAWABAN:
1) Proyek adalah rangkaian kegiatan yang harus diselesaikan untuk mencapai suatu tujuan utama, yang mana sifat proyek tersebut unik Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu.
2) Tahapan dalam manajemen proyek, yaitu:
1. Perencanaan (Planning).
2. Penjadwalan (Schedulling).
3. Pengendalian (Controlling).
3) Persyaratan yang harus ada agar organisasi proyek berjalan baik, antara lain:
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.
4) Yang termasuk organisasi proyek, antara lain:
1. Organisasi Ideal.
2. Organisasi Efektif.
3. Organisasi Individu.
4. Organisasi Proyek Murni
5. Organisasi Matriks.

5) Keterbatasan PERT, meliputi:
a. Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil
b. Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.
c. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.
d. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis.
6) Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.